01, Controlling-Software

Controlling-Software: Auswahlprozess und Auswahlkriterien


Immer komplexer werdende Strukturen und zunehmende Dynamik der Prozesse sowie fortschreitende Überflutung mit Informationen veranlassen Betriebe dazu, über die Einführung softwarebasierter Controlling-Systeme nachzudenken. Doch gerade kleine und mittlere Unternehmen (KMU) können sich lange Auswahlprozesse angesichts beschränkter Ressourcen weder zeitlich noch finanziell leisten. Der folgende Beitrag zeigt, wie sich anhand eines kompakten sowie leicht anpassbaren Kriterienkataloges die Auswahl einer geeigneten Controlling-Software beschleunigen und „straffen” lässt – ohne gleich zur erstbesten Lösung greifen zu müssen.

In KMU steht zumeist die Einfachheit und „Lösung für den kleinen Geldbeutel”, weniger jedoch die Leistungsfähigkeit von Tools im Vordergrund. Sicher ist dies mit ein Grund dafür, weshalb sich etwa Microsoft Excel im Controlling nach wie vor großer Beliebtheit erfreut – es ist zum einen budgetfreundlich, zum anderen ist für die Anwender in der Regel keine umfassende Einarbeitung erforderlich, sondern das Excel-Knowhow gehört zum Standardrepertoire der meisten Controller.

Bei näherer Betrachtung offenbaren sich jedoch die Schwachstellen: Umständliche Datensammlung, eingeschränkte Analysefähigkeiten, Grenzen hinsichtlich Anwenderverwaltung und Workflow-Möglichkeiten, hoher Entwicklungsaufwand im Falle fehlender Funktionalitäten, aufgeblähtes Berichtswesen basierend auf Excel-Sheets, für weniger versierte Nutzer unter Umständen Bedienungshürden.

Etwas, dass spezielle Controlling-Software mittlerweile häufig besser macht – und den entstehenden Zeitaufwand für Softwareauswahl und anfängliche Einarbeitung der Anwender mehr als aufwiegt. Zeit also, sich näher mit der Auswahl einer controlling-unterstützenden Softwarelösung – aus der zunächst unüberschaubar scheinenden Vielzahl von Angeboten auf dem Markt – zu beschäftigen?!

 

A. Allgemeine Auswahlkriterien für die „richtige” Controlling-Software

 
Ein vernünftig strukturierter Prozess der Softwareauswahl ermöglicht es einem jeden Unternehmen – mittels vertretbarem Ressourceneinsatz und unter weitgehender Ausschließbarkeit des Tätigens einer Fehlinvestition in die „falsche” Software –, das am Besten auf die individuellen Projekt- und Unternehmenserfordernisse passende Produkt zu identifizieren.

Der Anfang eines Softwareauswahlprojektes unterscheidet sich nicht von anderen Investitionsprojekten: Mittels einer Ziel- und Projektdefinition ist zunächst klar festzulegen, worin die Zielsetzung und Aufgabenstellung des Auswahlszenarios bestehen. In diesem Zusammenhang sind ebenso weitere Rahmenbedingungen wie fachliche und hierarchische Zusammensetzung des Projektteams (Management; IT-Team; finale Anwender aus den Fachabteilungen, insb. Controller), die eingeplante Projektdauer, wesentliche Meilensteine sowie das zur Verfügung stehende Budget zu diskutieren.

  • Gültiger IST-Zustand: Was ist die Grundlage für das Gesamtvorhaben, welche Voraussetzungen sind schon gegeben?
  • Angestrebter SOLL-Zustand: Worin besteht die finale Zielsetzung für das Softwareprojekt, was sind erwartete Verbesserungen?
  • Klar definierte Zuständigkeiten sowie Schnittstellen: Welche Bereiche/Teilabschnitte werden von wem in welcher hierarchischen Funktion bearbeitet bzw. verantwortet?

Zu Beginn der ersten regulären Projektmeetings ist es zudem erforderlich, sich darüber zu verständigen, welche Anforderungen (zwingend, wichtig, nice to have) man an die Softwarelösung stellt und diese im Einzelnen gewichtet. Eine geeignete technische wie funktionale Anforderungsanalyse ist somit die Basis für den gesamten Auswahlprozess der Controlling-Software. Nachfolgend dargestellter Kriterienkatalog bündelt beispielhafte Anforderungen dabei in drei Oberkategorien:

1) Anforderungen aus Controller-Sicht
2) Anforderungen aus funktionaler und systemtechnischer Sicht
3) Sonstige Anforderungen an Produkt und Softwarehaus

 
1) Anforderungen aus Controller-Sicht

Unter den controlling-bezogenen Hauptkriterien werden all jene Anforderungen verstanden, welche direkt in die Arbeits- und Funktionsbereiche des Controllers eingreifen. Controlling-Software zur Unterstützung der integrierten Unternehmensplanung zeichnet sich beispielsweise hinsichtlich der weiteren Teilkriterien wie Erfassung von Plandaten, den Koordinationsmöglichkeiten und der Flexibilität im Planungszeitraum, der vollständigen Abbildung der Planprozesse sowie den Fähigkeiten hinsichtlich Simulationen und Prognosen aus.

  1. Ausgestaltung der Lösungsvariante: a) ERP-Software mit Zusatzmodul Controlling/Kostenrechnung, b) Unabhängige Controlling-Software als Zusatz zu einer bestehenden ERP-/Rechnungswesen-Lösung, c) Reporting-Baukasten in Form einer Toolbox mit dem Ziel eigener Controlling-Analysen
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  2. Einsatzmöglichkeit im Rahmen bestimmter Controlling-Funktionen (Budgetplanung, Abweichungsanalyse, Erfolgsrechnung, Finanzplanung, Liquiditätsmanagement, Reporting-Tool)
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  3. Skalierbarkeit der Softwareanwendung auf die organisations- und prozesstechnische, steuerungsrelevante Struktur im Unternehmen (Abbildung Geschäftsbereiche, Produkt(gruppen)struktur, Profit Center, Kostenstellen, Produktionsprozesse etc.)
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  4. Flexibilität im Reporting hinsichtlich der gleichzeitigen Informationsbereitstellung für unterschiedliche Anspruchsgruppen
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  5. Verknüpfung der Software mit bereits vorhandenen Performance-Measurement-Systemen wie dem Risiko- und Qualitätsmanagement
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  6. Orientierung Datenverarbeitung und -ausgabe an Business Intelligence-Funktionalitäten: Abbildung finanzieller wie nicht-finanzieller Kennzahlen aus unterschiedlichsten Abteilungen und Einfließen externer Benchmarkdaten
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  7. Fähigkeit zur Anlegung und Ausgabe von Standardberichten (verdichtete Kennzahlendarstellung für breiten Empfängerkreis) sowie Ad-hoc-Reports (individuelle, detaillierte Berichte bei entsprechendem Informationsbedarf)
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  8. Benutzerfreundliche Analysefunktionen inklusive visueller Aufbereitungstechniken sowie Abbildung von Ursache-Wirkungs-Ketten (multidimensionale Plan-Ist-Abhängigkeiten und Einflussfaktoren)
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  9. Anpassungsfähigkeit der Software an Marktdynamiken durch zum Beispiel flexible, softwareinterne Anpassung von Ziel- und Kenngrößen an geänderte Marktanforderungen
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  10. Möglichkeiten zu Zeitreihen-/Trendanalysen (Vergleich historischer Daten mit aktuellen Werten

 
2) Anforderungen aus funktionaler und systemtechnischer Sicht

Die funktionalen Erfordernisse einer Controlling-Software beschäftigen sich insbesondere mit Spezifika wie der Benutzerführung und -oberfläche oder den Workflow-Funktionen. Der programmtechnische Rahmen wiederum wird determiniert etwa durch Kriterien wie die Modularität, verfügbare Schnittstellen sowie die Systemsicherheit.

  1. Zielgruppenadäquanz der Anwendung zum Beispiel hinsichtlich Branchenorientierung, Organisationseinheit, Unternehmensgröße und -alter (Startup, KMU, Großunternehmen etc.)
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  2. Modularer Aufbau der Software für ggf. spätere Programmanpassungen und -erweiterungen
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  3. Erleichterter Einarbeitungsprozess: Gestaltung der Benutzeroberfläche orientiert sich an Standardsoftware bzw. bereits eingesetzten Programmlösungen
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  4. Anpassungsfähigkeit Benutzeroberfläche (Front-End) auf verschiedene Benutzergruppen des Programms und deren Erfordernisse hin
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  5. Drill-Down-Funktionalität: Flexible, einfache Navigation in Abhängigkeit vom Informationsbedarf unter ggf. direktem Zugriff auf Detaildaten zu Kennzahlen und Sachverhalten in tieferen Dimensionen (OLAP-Würfel)
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  6. Abruffähigkeit von Berichten jederzeit durch die Berichtsempfänger in selbstständiger Verantwortung (Pull-Konzept) zur kontinuierlichen Entscheidungsunterstützung und Deckung des Informationsbedarfs (alternativ Push-Konzept)
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  7. Vorhandensein spezifischer Kommunikationsstrukturen und Workflow-Funktionalitäten zur Unterstützung der unternehmensweiten Zusammenarbeit
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  8. Integrierte Web-Fähigkeit der Software, d.h. ortsunabhängiger Informationszugriff möglich
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  9. Einbindung der Controlling-Software in die unternehmensintern bereits vorhandene IT- und Softwarelandschaft: Vorhandensein von Kompatibilität und Schnittstellen zu bestehenden Soft- und Hardwaresystemen (Buchhaltungssystem, Excel, Datenbanken, Betriebssysteme) mit funktionalem Datenim- und export
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  10. Softwareeffizienz hinsichtlich zeitlichem Prozessbedarf (Lauf- und Antwortzeiten) sowie dem Ressourcenverbrauch
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  11. Programmtechnische Zuverlässigkeit: Programmreife (Dauer Marktzugehörigkeit), Sicherstellung von Datenschutz und -sicherheit, Fehlertoleranz und Wiederherstellbarkeit
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  12. Mehrplatzfähigkeit der Software (Benutzerverwaltung, mehrere Benutzer gleichzeitig arbeitsfähig)

 
3) Sonstige Anforderungen an Produkt und Softwarehaus

Die Anforderungen an das Produkt i.w.S. umfassen zum Beispiel Bezugskonditionen, Installations- und Wartungsservices sowie vorhandenes Schulungsangebot. Anbieterbezogene Kriterien wiederum befassen sich näher etwa mit der angenommenen Seriosität und Qualifikation der Anbieterseite.

  1. „Sortiment” an Zusatzleistungen zu der Software: Installations-, Modifikations- und Beratungsservices, Angebot an Anwenderschulungen, Softwaredokumentationen, Support-Hotlines/Desks und Wartungsintervalle, Updates und Release-Wechsel, angebotene Benutzersprachen/ Mehrsprachigkeit (international vertretene Unternehmen)
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  2. Angemessenes Verhältnis von Leistung der Controlling-Software zu deren Einführungs-, Nutzungs- und Anpassungskosten: Lizenzgebühren, Support-Kosten im Rahmen von Wartung und Softwaremodifikationen, Schulungskosten, kostenlose Nebenleistungen
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  3. Gegenwärtige und zukünftige Leistungsfähigkeit des Anbieters: bisherige Erfahrungen im Segment Controlling-Software, Gründungsjahr, Anbietergröße, Marktanteile und Umsatz, Referenzkunden und -projekte, Partnerschaften mit anderen Softwareanbietern, regionale Niederlassungen direkt vor Ort, Branchenspezialisierung, Zukunftsfähigkeit der Software und ihres Anbieters (Investitionssicherheit)

 

B. Ablauf des Softwareauswahlprozesses

 
Im Rahmen einer ersten groben Marktabgrenzung geht es bei der eigentlichen Softwareauswahl nun zunächst darum, einen Überblick über die am Markt befindlichen Softwareprodukte zu erlangen. Mögliche Analysequellen sind dabei beispielsweise Softwaredatenbanken und -kataloge, Fachzeitschriften und Fachmessen oder externe Berater.

 

Im nächsten Schritt findet eine Vorauswahl statt, an deren Ende noch maximal vier bis sechs Softwareprodukte übrig bleiben sollten. Es bietet sich an, anlässlich der zuvor beschriebenen Aufstellung eines Anforderungskataloges die Einzelkriterien bereits entsprechend zu gewichten, zum Beispiel in zwingend erforderliche, wichtige sowie unwichtige Anforderungen.

Bei den zwingend vorausgesetzten Eigenschaften handelt es sich dabei um KO-Kriterien bzw. Mindestanforderungen, welche die Controlling-Software auf jeden Fall erfüllen muss, um im Auswahlprozess weiterhin berücksichtigt zu werden. Weitere Schritte zur Eingrenzung des Angebotsfeldes sind dann beispielsweise direkte Gespräche mit den Anbietern, Vorführungen oder Praxistests.

In der letzten Phase, der Finalauswahl, steht die eigentliche multidimensionale Produktbeurteilung im Vordergrund – unter umfassender Einbeziehung des bereits aufgestellten Kriterienkataloges. Unterstützend im Rahmen der Software-Gesamtbeurteilung können etwa die Nutzwertanalyse bzw. Scoring-Verfahren Einsatz finden – um damit die Entscheidungsinformationen systematisch und nachvollziehbar aufzubereiten.

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