02, Kennzahlen

Softwareinvest: Der risikoangepasste ROI als Entscheidungshilfe (Teil 1)


Die Anschaffung einer neuen Softwarelösung ist oftmals mit hohen Kosten verbunden – gerade wenn etwa die Einführung einer größeren ERP- oder Business Intelligence-Lösung inmitten in bestehende Wertschöpfungsprozesse im Raume steht. Dabei fallen nicht nur Aufwendungen in der Initialisierungs- und Startphase, sondern auch im späteren Verlauf in Form von Integration in vorhandene Prozesse, Betrieb, Wartung, Support oder einer potentiellen Weiterentwicklung der Software an.

Der Hauptgrund für ein Unternehmen, personelle, zeitliche und gerade auch finanzielle Ressourcen in eine neue Software zu investieren, besteht darin, durch die Neuanschaffung mittel- bis langfristig die unternehmenseigene Produktivität zu steigern sowie Einsparpotentiale zu realisieren. Der Status quo ist oftmals gekennzeichnet durch ineffektiv eingesetzte Altsysteme und aufgeblähte Prozessstrukturen, was die Prüfung und Bewertung betriebswirtschaftlich effektiverer Alternativen nötig macht.

Jedoch fallen die IT-Budgets heute im Regelfall nicht mehr derart hoch wie vielleicht noch vor einigen Jahren aus, sondern die Ausgaben im IT-Bereich unterliegen teils akribischer, fortlaufender Überprüfung. Daher steht für die Betrachtung eines potentiellen Softwareinvests auch die Frage nach der generellen Rentabilität sowie dem Eintrittszeitpunkt der Wirtschaftlichkeit im Mittelpunkt.

Der Return on Investment als Bewertungsgröße

Die betriebswirtschaftliche Kennzahl des Return on Investment (ROI) ist ein solches Modell zur Rentabilitätsberechnung. Der ROI misst, wie groß der Ertrag einer (Software-)Investition im Verhältnis zum investierten Kapital ausfällt (Erwirtschafteter Gewinn / Eingesetztes Kapital). Er trifft damit eine Aussage, ob und wie rentabel die eingesetzten finanziellen Mittel verwendet werden können und versucht, das Investitionsrisiko weitestmöglich zu vermindern.

Während sich die eigentlichen Kosten der reinen Einführung einer Softwarelösung noch vergleichsweise einfach ermitteln lassen, gestaltet sich die Bewertung eines aus der Initialisierung erwachsenden Nutzens für das Unternehmen da schon schwieriger. Wirtschaftliche, durch die neue Software generierte Nutzenzuwächse – etwa in Gestalt von einem Anstieg der Mitarbeiter- oder Kundenzufriedenheit, Qualitätsverbesserungen im Rahmen von Dienstleistungen, einer Zunahme an Aufträgen oder abgeschafften Fehlerquellen in den Prozessen – müssen teilweise mittels Schätzvariablen in die Berechnung Einzug halten.

Dies mag sicherlich einen wesentlichen Nachteil der ROI-Methodik darstellen. Dennoch sollte das kein Grund sein, sich bei der Investitionsentscheidung rein auf das „Bauchgefühl“ zu verlassen und sich gegen die Anwendung einer Berechnungsmethode wie dem ROI auszusprechen. Den Nutzen einer Software über Schätzvariablen zu quantifizieren bedeutet zwar gleichzeitig, dass u.a. mit gewissen Schätzungenauigkeiten und Fehlertoleranzen zu rechnen ist, wodurch der ROI alleine keine finale Antwort auf die Frage „Investition oder Desinvestition?“ liefern kann. Jedoch gerade bei einer Vielzahl möglicher Investitionsalternativen bietet er den Entscheidern sicherlich eine vernünftige erste Entscheidungshilfe und Priorisierungsmöglichkeit, auf welcher sich im Entscheidungsprozess fortan aufbauen lässt.

Die jeweiligen Softwareanbieter versprechen im Regelfall, dass sich eine Investition in ihr spezifisches Softwareprodukt bereits kurz- bis mittelfristig für den Kunden amortisiert, also ein rascher positiver ROI eintritt. Anbieterseitig aufgestellte ROI-Berechnungsmodelle sollen diese Aussagen weiter unterstreichen. Doch nicht selten basieren diese Modelle auf zu groben, starren und realitätsfernen Grundannahmen und gehen auf die entsprechenden Anforderungen der Praxis nicht ausreichend ein. Unternehmen tuen daher gut daran, sich während des Softwareauswahlprozesses selber intensiv mit Kennzahlen wie dem ROI auseinanderzusetzen und eine eigene, auf ihre Praxisanforderungen hin maßgeschneiderte Berechnungsmethodik zu entwickeln und anzuwenden.

Im Folgenden stellen wir die Anwendung einer ROI-Berechnungsmethode, welche um spezifische Risikofaktoren adjustiert worden ist, detaillierter vor. Es wird gezeigt, wie sich damit die Durchführung verschiedener Softwareprojekte im Unternehmen in Abhängigkeit ihres ROI priorisieren lässt.

 

Die grundsätzliche Berechnung des ROI ergänzt um Risikokomponenten

Schritt 1: Den Nutzen einer Softwareinvestition abschätzen
Die Anschaffung einer Softwarelösung stiftet nach erfolgter Implementierung bestimmte Nutzenrückflüsse an das Unternehmen durch ihre Benutzung — andererseits könnte man auf eine Neueinführung getrost verzichten. Dabei wird Nutzen grundsätzlich generiert durch das Anwachsen positiver harter und weicher Effekte (z.B. ansteigende Erträge, Marktanteile, Produktionsauslastung, Mitarbeitermotivation und Reputation), sowie die Reduktion negativer Einwirkungen auf die Unternehmensgeschicke (z.B. reduzierte Kosten, geringere Durchlaufzeiten in der Produktion, Trainingsbedarfe und Verwaltungsaufwände).

Beispiele für mögliche Nutzenrückflüsse aus einer Softwareinvestition:
 

Diese Nutzeneffekte müssen zunächst für den konkreten Unternehmensfall gesondert betrachtet und benannt werden. Jeder dieser entstehenden Nutzenrückflüsse nach Softwareimplementierung ist im Anschluss dann unter Treffen von Annahmen auch betragsmäßig zu beziffern (Abschätzung des jährlich anfallenden Nutzenwertes).

Die oben benannten möglichen Nutzeneffekte aus einer Neuanschaffung werden nicht allesamt von einem einzelnen, bestimmten Projekt erzielt werden, sondern oftmals wird es sich nur um wenige Haupteffekte handeln. Ist beispielsweise die Neuanschaffung eines Bestelltools geplant, da die bisherig eingesetzte Software von deren Hersteller nicht mehr weiter entwickelt und gepflegt wird, ist der Hauptnutzen somit im Wesentlichen in der Kontinuität und Zukunftsfähigkeit des betriebsinternen Auftrags- und Bestellwesens zu sehen, die anderen Effekte sind lediglich sekundär.

Bei der Nutzenbewertung sind zudem auch weitumspannende Multiplikator- bzw. Synergieeffekte zu berücksichtigen. Wirkt sich die Einführung einer neuen Software in Abteilung A möglicherweise auch positiv auf andere Abteilungen und Divisionen aus, oder erhöhen sich dadurch beispielsweise ebenso die Nutzenrückflüsse aus anderen, bereits bestehenden Softwareapplikationen? So ließe sich ein neues Helpdesk-Programm im klassischen externen Kundensupport möglicherweise auch im betriebsinternen IT-Support einsetzen und würde dort ebenso Nutzeneffekte generieren.

 
Zuletzt ist auch noch die erwartete Lebens- bzw. Nutzungsdauer der Softwareanschaffung nach erfolgter Implementierung ein wichtiger Faktor bei der Nutzenberechnung – also die Zeitspanne, über welche die Software positive Nutzenrückflüsse generiert –, denn die Entwicklung auf den Softwaremärkten ist teilweise rasant. Manche Software ist nach 3-5 Jahren möglicherweise bereits wieder veraltet und genügt nicht mehr den betriebsinternen Anforderungen, was eine Ersatzinvestition erforderlich macht.

Ein guter Anhaltspunkt für die Abschätzung der Nutzungsdauer ist die benötigte Dauer des Softwarerollouts. Die Implementierungsphase umfasst für gewöhnlich insbesondere die Schritte Installation und Konfiguration, Systemprüfung und Integration, Tests zur Userakzeptanz und Bedienerführung, Aufsetzen/Erweitern eines internen Support- und Administratorenteams sowie das Training der Endnutzer.

Je kürzer die Rolloutphase, desto höher oftmals auch die Wahrscheinlichkeit, dass die Software bereits früher wieder ersetzt wird, als wenn sich der Rollout lange hingezogen hat. Denn eine längere Zeitdauer der Softwareimplementierung bedeutet gleichzeitig einen Anstieg der benötigten finanziellen, zeitlichen wie personellen Ressourcen sowie gegebenenfalls stärkere Störungen des Unternehmensbetriebs – im Umkehrschluss wird man sich daher eine Erneuerungsinvestition bei langen Rolloutphasen eher zweimal überlegen. Beispiele:

  • Kleinere Softwareapplikationen (ein bis drei Monate Implementierung) mit Nutzungsdauer von drei bis fünf Jahren nach Einführung
  • Größere ERP- oder Business Intelligence-Lösungen (Rollout bis zu einem Jahr) mit einer Lebensphase von fünf bis zehn Jahren

 
Die Aufsummierung aller betragsmäßig validierten Nutzeneffekte einschließlich anfallender Multiplikator- und Synergieeffekte (jahresbezogen), multipliziert mit der voraussichtlichen Nutzungsdauer der Software, ergibt schlussendlich die Bruttowertschöpfung des Softwareinvests.

Bruttowertschöpfung = (Gesamte Nutzeneffekte inkl. Multiplikator- bzw. Synergieeffekte) * Erwartete Nutzungsdauer der Software

 
 
Fortsetzung in Teil 2:
Softwareinvest: Der risikoangepasste ROI als Entscheidungshilfe (Teil 2)
Die Berechnung des risikoangepassten ROI
     –Schritt 2: Den Bruttonutzen um Risikokomponenten bereinigen
     –Schritt 3: Den ROI berechnen
Kurzes ROI-Rechenbeispiel

 
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