02, Reporting

Reporting im Unternehmen: Notationsstandards statt Berichts-Potpourri


Eine Vielzahl von Berichten, mit einer ebenso großen Vielfalt unterschiedlicher Darstellungen von Kennzahlen, grafischen Elementen und Botschaften – bei zahlreichen Unternehmen eine wachsende und verstärkt diskutierte Problematik des Berichtswesens.

Für diesen Status quo gibt es im Wesentlichen zwei Ursachen: Da wäre zum einen die anhaltende und zunehmende Nachfrage nach Informationen durch eine heterogene Gruppe von unternehmensinternen wie auch externen Informationsempfängern. Zum anderen ist die Erstellung von Reports häufig nicht zentralisiert, sondern liegt in den Händen von dezentralen Niederlassungen oder unterschiedlichen Divisionen bzw. Abteilungen innerhalb der Unternehmenszentrale.

Die Einführung von unternehmensweit einheitlichen Notationsstandards für das Berichtswesen kann ein möglicher Ausweg aus diesem Dilemma sein. Kaum erwähnenswert, handelt es sich bei derartigen Richtlinien derzeit um ein heiß debattiertes Thema – ausgelöst u.a. durch fehlende Transparenz sowie unzureichende Vergleichbarkeit der erstellten Berichte.

Alte Gewohnheiten durchbrechen und gewohnte Pfade verlassen

Das Anstreben von Vereinfachungen und Standardisierungen im Reporting ist oftmals verbunden mit dem Brechen von festgefahrenen Traditionen und wohlbekannten, gewohnheitsmäßigen Handlungsweisen: Reportingstrukturen und -prinzipien, welche über die letzten Jahre oder sogar Jahrzehnte gewachsen sind, können im Normalfall nicht komplett umgedreht oder auch nur teilweise angepasst werden, ohne dass man einer internen „Opposition“ zu derartigen Veränderungen gegenübersteht.

Daher ist es notwendig, dass solche Veränderungsbestrebungen mit einer kontinuierlichen und stichhaltigen Überzeugungsarbeit – sowohl der Reportersteller als auch der Berichtsempfänger – bezüglich der Vorteile einer Vereinheitlichung einhergehen. Denn Notationsstandards für Berichte sind grundsätzlich besonders erstrebenswert aufgrund von…

  • verbesserter Lesbarkeit der Reports und deutlich verringertem Interpretationsspielraum durch das Verwenden von verbindlichen und außerdem periodisch wiederkehrenden Reportingstrukturen und -elementen,
  • speziell hervorgehobenen (Kern-)Botschaften, welche ein schnelleres Verständnis der Zusammenhänge bieten und Entscheidungen beschleunigen,
  • deutlich effektiverer und effizienterer Berichtserstellung basierend auf Vorlagen und Leitlinien,
  • optimierten Möglichkeiten hinsichtlich der Vergleichbarkeit mit historischen und aktuellen Daten aus anderen Reports (Abweichungsanalysen, Benchmarking).

Auf den ersten Blick mögen manche der im Folgenden vorgestellten Notationsregeln bereits unmittelbar plausibel, wenn nicht gar trivial, wirken. Nichtsdestotrotz kann das Überwinden individueller Präferenzen von sowohl Berichtserstellern als auch -empfängern durchaus herausfordernd sein – Rationalität und gute Argumente außer Acht lassend. Wie die Erfahrung zeigt, kann bereits das äußere Erscheinungsbild von Berichten (zum Beispiel Verwendung von Farben und Schriftarten) Auslöser für hitzige Diskussionen zwischen den Beteiligten sein – noch nicht zu sprechen von unterschiedlichen Ansichten hinsichtlich beispielsweise geeigneter Berichtsinhalte.

 

Standardisierung von Berichten: 5 beachtenswerte Notationsregeln

Regel #1 // Sag es doch einfach: Liefere verständliche Botschaften
Implizite sowie explizite Botschaften sind das Herzstück eines jeden Reports. Aber sie an die Berichtsempfänger zu vermitteln ist nicht immer eine einfache Aufgabe. Die Berichtsaussagen (oder generell Informationen, Daten) müssen verständlich, auf das Wesentliche reduziert sowie zielgruppenspezifisch kommuniziert werden – also den Lesern die wirklich wichtigen Kerninhalte näherbringen und die Anforderungen der Leserschaft an das Reporting bzw. deren generellen Informationsbedarf berücksichtigen (z.B. spezifische betriebliche Kennzahlen, Abbilden bestimmter zeitlicher Dimensionen etc.).

 
Regel #2 // Vereinfachung macht das Leben leichter: Vermeide Komplexität
Diese Notationsregel zielt darauf ab, die Lesbarkeit von Geschäftsreports zu verstärken. Viele Berichtselemente wie etwa Diagramme, Schaubilder oder Tabellen sind oftmals mit unnötigen Detailinformationen geradezu überfrachtet, was die Hauptaussagen und Schlüsseldaten im Report unnötig verwässert bzw. abschwächt.

Zudem leiden Berichte häufig ohne ersichtlichen Grund unter einem Mangel an Kommentierungen von fachspezifischen Begrifflichkeiten sowie einer Erläuterung der Bedeutung bestimmter Kennzahlen. Dies macht es u.a. solchen Lesern der Berichte, welche keine „Zahlenliebhaber“ sind und über keinen betriebswirtschaftlichen Hintergrund verfügen, ungleich schwerer, ein gleichartiges Verständnis zu erlangen sowie Bewusstsein für Zusammenhänge, gegenseitige Abhängigkeiten und unmittelbare Handlungsbedarfe aus den Berichtsinhalten abzuleiten.

Kleiner Tipp am Rande: Anstatt die Kernaussagen des Reports über Tabellen oder Fließtexte zu transportieren, hilft es der Verständlichkeit und Übersicht oftmals schon generell, stärker auf die Darstellung mittels klar strukturierter Schaubilder und Diagramme zurückzugreifen.

 
Regel #3 // Weniger Abwechslung: Benutze standardisierte Berichtselemente
Im täglichen Geschäftsalltag ist es vollkommen üblich und normal, dass Berichte von verschiedenen Personen, Abteilungen oder gar Niederlassungen erstellt werden – alle u.a. mit ungleichen Vorlieben, besonders was das generelle Erscheinungsbild und die tiefergehende Gestaltung der Reports betrifft. In dieser Hinsicht standardisierte Berichtselemente befähigen die Leser hingegen zu einem schnelleren und verbesserten gegenseitigen Verständnis der Hauptfakten des Reports, weshalb die Informationslieferanten ihre unvereinbaren, persönlichen Geschmäcker hintenanstellen sollten.

Daher umfassen Standards bezüglich des Layouts für gewöhnlich die folgenden Unterpunkte: Einheitliches Deckblatt, formal konsistente Reportingstruktur, übereinstimmende Verwendung von Schriftarten und Markierungen, analoge grafische Präsentation von (Schlüssel)Kennzahlen und bestimmten Abweichungen, keine Verwendung von Farben ohne klar definierte Bedeutung, und so weiter.

 
Regel #4 // Informationsüberflutung kann geheilt werden: Verdichte die Reports
Jeglichen potentiellen Informationsbedarf bereits im Voraus zu befriedigen sollte nicht der selbstauferlegte Anspruch eines Berichtswesens sein – stattdessen geht es als oberste Prämissen darum, relevante Informationsempfänger zu identifizieren und deren Anforderungen hinsichtlich Informationstiefe und -form zu kennen.

Berichte zu erstellen für die größtmögliche Anzahl an Lesern und diese mit allen verfügbaren Informationen und Zahlen zu füllen (danke an Data Warehouses und Business Intelligence!) wird im Umkehrschluss lediglich eine doch recht erhebliche und gleichermaßen unnötige Arbeitsbelastung als Folge der Reporterstellung bedeuten.

Und zum anderen darf nicht vergessen werden, dass sich Berichtsempfänger wohl kaum besonders zufriedengestellt und motiviert durch voluminöse Berichte, welche mit (zumindest für ihren Bedarf) irrelevanten sowie aufgeblähten Daten und Kennzahlen ausstaffiert sind, lesen möchten.

Eine klar definierte Reportingstrategie (u.a. Welche Reports und wie oft? Wer berichtet an wen?) verhindert ein derartiges Durcheinander bzw. resultierende Informationsüberlastung für die Empfänger – und liefert stattdessen einen zum Teil enormen Zusatznutzen.

 
Regel #5 // Nicht blind vertrauen: Stelle Richtigkeit und Qualität sicher
Nur eine indirekte Notationsregel, so ist es nichtsdestotrotz entscheidend, zuverlässige Informationen sowie eine geeignete Visualisierung von Daten bzw. Kennzahlen in Tabellen und Diagrammen jederzeit sicherzustellen – gerade in Anbetracht der gegebenenfalls zur Verfügung stehenden Masse an relevantem und weniger relevantem Zahlenmaterial. Dies umfasst ebenso beispielsweise qualifizierte und einheitliche Konzepte zur Skalierung unterschiedlich bemessener Variablen.

Zu guter Letzt sollten in diesem Zusammenhang alle einzeln spezifizierten Notationsregeln unternehmensweit auf sämtlichen Unternehmensebenen ausgerollt werden – in der Form eines grundsätzlich verbindlichen Notationshandbuchs. Dabei ist allerdings nachhaltig zu berücksichtigen, dass sich ein derartiges Standardisierungsvorhaben – wie bereits angeführt – kaum wird realisieren lassen, ohne auf betriebsinterne Widerstände zu treffen, denen die Projektinitiatoren aktiv, offen und durchaus auch verständnisvoll begegnen müssen.

 
Zu einem späteren Zeitpunkt beschäftigen wir uns in einem separaten Beitrag daher noch einmal mit der Frage, wie ein solches Notationsprojekt unternehmensintern angestoßen und in der Folge ebenso erfolgsversprechend umgesetzt werden kann.

 
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1 Kommentare

  1. Guten Morgen,

    ein schöner Artikel, der mir in seiner Aussage aus der Seele spricht.

    Immer wieder stelle ich fest, dass sich der Controller im Vorfeld keine oder zu wenig Gedanken über die gewünschte Aussage des Reports macht. Es wird einfach drauf los „geexcelt“. Wenn ich dann mit Layout und Struktur komme, wird die Nase gerümpft und die Augenbrauen hochgezogen. Im Controllerkopf taucht dann scheinbar die Frage auf: „Soll ich Bilder malen oder betriebswirtschaftliche Analysen erstellen?“.

    Das genau die Kombination von Aussage und Layout den Unterschied zwischen einem Papiertiger und einem nachgefragten Report ausmacht, wird dann gerne übersehen. Bereichernd für die angeführten Regeln kann da übrigens auch dieser Artikel sein, den ich vor ein paar Monaten veröffentlicht habe:

    http://joerg-roos.com/reportingstandards/

    Ganz wichtig vor jedem Reporting ist sich die Frage zu beantworten: Welche Handlung möchte ich mit diesem Report auslösen? Welche Botschaft möchte ich damit aussenden? Es ist doch einfach schade, wenn viel Zeit und Arbeit in ein Reporting fließt, dass aber am Ende von keinem wirklich genutzt wird, oder?

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