02, Controlling-Software, Kennzahlen

Die Total Cost of Ownership von Unternehmenssoftware


Das Konzept der Total Cost of Ownership, oder kurz TCO, findet vor allem in IT-Projekten Anwendung – häufig etwa bei der Neuanschaffung einer Softwarelösung bzw. dem Aufbau eines neuen IT-Systems. Die TCO umfassen dabei – um im Beispiel der Software zu bleiben – sämtliche Kosten, welche für die eigentliche Anschaffung, die fortwährende Betriebs- bzw. Nutzungsphase sowie schlussendlich den Ersatz einer bestimmten IT-Lösung durch Neusoftware anfallen.

Kostenkategorien in Abhängigkeit der Lebenszyklusphase des Produktes sind dabei die nachfolgenden:

  • Anschaffungsphase: Projektbezogene Kosten für Konzeption und Entwicklung, Auswahl und Beschaffung, Implementierung
  • Nutzungsphase: Produktbezogene Kosten für Nutzung, Wartung und Management des IT-Systems
  • Ersatzphase: Projektbezogene Kosten für die Ausmusterung und Ersatzbeschaffung, ersatzbedingte Aufwendungen i.w.S. (z.B. Datenmigration auf Neusystem)

Die Total Cost of Ownership spiegeln somit die gesamte Besitzphase („ownership“) bzw. den vollständigen Lebenszyklus der Software wider. Die gesamtkostenbezogene Betrachtungsweise („total cost“, Einzel- und Gemeinkosten) zielt darauf ab, Beschaffungsentscheidungen zu optimieren. So halten die TCO u.a. Einzug in die Berechnung des Return on Investment (ROI) eines spezifischen Softwareinvestments – wenn es also darum geht, den Ertrag einer Softwareinvestition im Verhältnis zum investierten Kapital aufzuzeigen (wie rentabel werden die eingesetzten finanziellen Mittel verwendet?).

Vereinfachter Return on Investment einer Softwareinvestition
= (Nutzen der Softwarelösung / Total Cost of Ownership  -1) * 100%

 
Die TCO bereits zu Projektanfang bzw. vor der Anschaffungsinvestition zu betrachten, gewinnt insbesondere dadurch an Bedeutung, dass sich die mittel- und langfristigen Betriebskosten – welche einen hohen Anteil an den Gesamtkosten einnehmen – im Nachhinein nur noch schwer beeinflussen lassen.

So kann etwa eine spezifische Software zwar sehr günstig in der Anschaffung, allerdings zugleich äußerst wartungsintensiv und mit hohem Ressourcenverbrauch verbunden sein. Bei einem hohen Kaufpreis, jedoch gleichzeitig deutlich minimiertem Wartungsaufwand, lassen sich im Umkehrschluss effektiv Kosten über die Betriebsdauer einsparen. Zwar bestehen häufig noch gewisse Spielräume hinsichtlich der Reduktion von Ausgaben oder Optimierungspotentialen bezüglich einer größeren Effizienz, die wesentlichen Weichenstellungen werden allerdings bereits zu Anfang der Anschaffungsphase gelegt.

Ferner umfassen die TCO als Besonderheit nicht nur die direkten kumulierten Kosten vom Projektstart bis zum Ende der geplanten technischen und wirtschaftlichen Nutzungsdauer (z.B. Lizenzgebühren, regelmäßige Wartungsintervalle, Hostingaufwand, Support-Hotline etc.). Stattdessen gehen sie auch auf die indirekten Kosten ein, welche nicht in unmittelbarem Zusammenhang mit der Anschaffungsinvestition bzw. dem Betrieb stehen.

Diese können beispielsweise auftreten durch eine unproduktive Nutzung der Software durch die Endanwender oder mangelhafte Technik: Downtime von Server oder Software, niedrigere Verarbeitungsgeschwindigkeit von Soft- oder zugehöriger Hardware, Benutzer verwenden Soft- bzw. Hardware nicht sachgemäß und zum vorgesehenen Zweck (eigenmächtige Installation von Zusatzsoftware, Auslösen von Virenbedrohungen durch unvorsichtiges Surfen im Web, Verstellen von Konfigurationen in der Software, Löschen wichtiger Dateien und Verzeichnisse). Im Endeffekt führen derartige Kosten zu Produktivitätsverlusten mit negativen Auswirkungen auf Wettbewerbsfähigkeit und ökonomische Effizienz.

Es ist dabei klar, dass sich letztere indirekte Kostenarten nur über die teilweise Anwendung von Schätzvariablen monetär quantifizieren lassen. Die Messbarkeit solcher Vorgänge ist grundsätzlich etwa auch dadurch erschwert, dass jeder Softwareuser zum Beispiel unterschiedliche Voraussetzungen („IT-Fähigkeiten“) und Affinitäten aufweist.

Damit auf Basis einer TCO-Bewertung Handlungsalternativen abgeleitet werden können (Auswahlentscheidung unter mehreren Softwarealternativen, Make-or-Buy Entscheidung, Angebotserstellung etc.), sollte des Weiteren über eine generelle Einbindung des TCO-Konzeptes in die Unternehmensprozesse bzw. in ein gegebenenfalls existierendes IT-Controlling nachgedacht werden. Auf diese Weise ist auch eine nachträgliche Überprüfung der Entscheidung mittels einer Nachkalkulation einfacher durchführbar.

 
Am konkreten Beispiel für ein Softwareprodukt nachfolgend nun noch einzelne Kostenarten bzw. -faktoren, die zum Teil leicht übersehen, welche jedoch in die Entscheidungsfindung für bzw. gegen den Kauf einer bestimmten Software unbedingt einbezogen werden sollten.

 

Die Total Cost of Ownership einer Softwareinvestition über die geplante Nutzungsdauer

 
a) Aufwand in der Anschaffungsphase

Software: Für Standardsoftware ist zusätzlich zu den Nutzungslizenzgebühren meist noch eine fixe Kaufpreissumme aufzuwenden. Entwicklungskosten hingegen fallen bei speziell für die eigenen Unternehmensbedürfnisse entwickelter Individualsoftware an.

Hardware: U.a. Serverbetrieb und Datenspeicherung zur finalen Nutzung der Software verursachen Kosten. Unter Umständen ist es erforderlich, die bestehende Hardwareausstattung aufzustocken, um die Systemanforderungen der Neuanschaffung zu erfüllen.

Implementierung: Die Implementierungsphase umfasst insbesondere die Installation und Konfiguration der gekauften oder individuell entwickelten Softwarelösung, die Anbindung an Schnittstellen anderer bereits betriebener Unternehmenssoftware sowie ein Testen hinsichtlich u.a. Stabilität und Benutzerführung (Usability). Daten aus dem bisher genutzten System müssen in die Neusoftware übertragen werden.

Gegebenenfalls sind unternehmensintern außerdem die Anpassung bzw. der Ersatz bestehender Prozesse, Strukturen und Workflows nötig, damit sie mit der neuen Software kompatibel sind (betrifft hauptsächlich den Fall bei Anschaffung von Standardsoftware). Während einer solchen Implementierung wird häufig die Einholung von externem Expertenwissen erforderlich, was entsprechende Beratungskosten verursacht.

Customizing: Wenngleich oftmals eher weniger empfehlenswert, versuchen einzelne Unternehmen im Nachgang zum Kauf von Standardsoftware und vor deren Rollout noch umfangreiche, kostspielige Änderungen an selbiger vorzunehmen – anstatt diejenigen Arbeitsprozesse und -strukturen, welche nicht exakt in der Software abbildbar sind (i.d.R. nicht mehr als 10-20% der Gesamtprozesse bzw. -strukturen) ein Stück weit an die in der Urversion gegebenen Möglichkeiten der Softwarelösung anzupassen (Stichwort Pareto-Prinzip). Zusätzlich zu dem direkten Anschaffungspreis der Standardsoftware fallen somit auch noch Kosten der Entwicklung an.

Training: Direkt vor bzw. bei Rollout sind die vorgesehenen Softwarenutzer entsprechend in der Funktionsweise und Benutzung der Software zu schulen – dies betrifft sowohl Standard- als auch Individualsoftware. Spezialtraining ist zudem gegebenenfalls für den zukünftigen Helpdesk-Support und die Systemadministratoren erforderlich.

 
b) Aufwand in der Nutzungsphase

(Neu-)Userlizenzen: Für Standardsoftware-Produkte (inklusive Cloud-gehostete Software) müssen entsprechende Nutzungslizenzen erworben werden – mit anderen Worten, je stärker die Nutzeranzahl im Unternehmen über die Jahre anwächst, desto höhere Kosten fallen für neue Lizenzen an. Bei abnehmenden Nutzerzahlen gibt es im Regelfall vom Hersteller keine Erstattungen, sondern die Lizenzen „verstauben ungenutzt im Regal“.

Softwarewartung: Beim Kauf von Standardsoftware wird üblicherweise auch ein (jährlicher) Wartungsvertrag direkt mit dem Hersteller oder einem zwischengeschalteten Softwarehaus bzw. Distributor abgeschlossen. Dieser Vertrag stellt sicher, dass herstellerseitig die Software durch Patches und Upgrades immer up-to-date bleibt, Sicherheitslücken geschlossen und Fehler bereinigt werden. Nicht selten spricht man kostenseitig dabei von jährlich etwa 25% bis 35% des eigentlichen Kaufpreises der Software.

Bei speziell für den eigenen Bedarf angefertigter Individualsoftware (und dann meist in Eigenverantwortung durchzuführender Softwarewartung) kann diese Kostenposition auch durchaus noch deutlich höher ausfallen. Das eigentliche Einspielen von Patches verursacht gegebenenfalls zudem weitere Kosten, beispielsweise durch eine Downtime der Software während des Patchens oder durch fehlgeschlagene Updates.

Support & Training: Treten bei der Nutzung der Software durch die Endanwender Fragen und Probleme auf, ist hier von Unternehmensseite schnell Abhilfe zu schaffen – gerade in Anbetracht des Zieles, die Arbeitsabläufe effektiv und effizient zu gestalten. Der zu diesem Zweck bereitgestellte Helpdesk-Support sowie die Systemadministratoren sind entsprechend mit Kosten verbunden. Bei einer im Vergleich zu bisher deutlich umfangreicheren und vergleichsweise „komplizierteren“ Softwarelösung – und damit größerem Supportbedarf seitens der Anwender – ist gegebenenfalls über eine Aufstockung des bestehenden Supportpersonals nachzudenken.

Während der Nutzungsphase neu von außerhalb in das Unternehmen eintretende Angestellte sowie intern zwischen den Abteilungen wechselnde Mitarbeiter müssen unter Umständen im Rahmen ihres zukünftigen Aufgabengebietes umfassend in die Software eingewiesen und trainiert werden.

Hosting: Während bei Cloud-Software der Hostingaufwand bereits durch die Lizenzgebühren abgedeckt ist, fallen bei den anderen Softwarevarianten Kosten an für den Betrieb der Software über eigen- oder fremdgehostete Server. Bei Fremdhosting ist zumeist ein Pauschalbetrag an den externen Betreiber zu entrichten. Bei Eigenhosting fällt hingegen direkter Aufwand an für u.a. Strom, Klimatisierung und die jeweilige Nutzfläche; indirekte Aufwendungen betreffen etwa Serverwartung, entsprechende Sicherheits- und Schutzkonzepte vor versuchten Angriffen von außen oder eine stärkere Infrastrukturanbindung in Form von Netzwerk/Internetleitung.

Softwareweiterentwicklung und -verbesserung: Bietet Standardsoftware nicht den vollen für den Unternehmensbetrieb und -zweck benötigten Funktionsumfang, so lässt sich entweder direkt auf Individualsoftware umschwenken, oder die Standardsoftware wird zumindest in Teilen vor Rollout auf die individuellen Unternehmensbedürfnisse hin angepasst (Customizing).

Auch in den folgenden Nutzungsjahren ist dann allerdings mit weiteren Kosten zu rechnen: So könnten beispielsweise Änderungen in den wirtschaftlichen Rahmenbedingungen oder neue Gesetzesauflagen es erforderlich machen, dass kostenpflichtig weitere benötigte Funktionalitäten für die Software entwickelt werden müssen. Gleichzeitig treten in einem solchen Fall gegebenenfalls ebenso Aufwendungen für Projektmanagement im Rahmen dieses Softwareanpassungs-Projektes sowie für eine Erweiterung der vorliegenden Softwaredokumentationen auf.

Softwareausfallzeit: Ist die Software nicht nutzbar, so hat dies direkte Produktivitäts- und Einnahmenverluste zur Folge. Bei Individualsoftware ist das Ausfallrisiko dabei für gewöhnlich am Stärksten ausgeprägt. Standardsoftware ist bereits vor Marktrollout meist deutlich umfangreicher getestet und profitiert auch im Anschluss von der breiten Nutzerbasis mit unterschiedlichen Software- und Hardwarekonfigurationen – bei einem Anwenderunternehmen aufgetretene Fehler im Produkt lassen sich vom Hersteller einfacher reproduzieren und in der Folge für den gesamten Kundenstamm beheben.

Jedoch kann der Softwareausfall auch nicht nur aus „Bugs“ der Softwarelösung resultieren, sondern direkt von den entsprechenden Anwendern induziert sein (z.B. unsachgemäße Benutzung, Löschen von Dateien und Verzeichnissen, unbeabsichtigtes Installieren von Viren und Verstellen von Einstellungen). Grundsätzlich sind firmenseitige Maßnahmen zur Erhöhung der generellen Ausfallsicherheit von Software (noch kürzere Backupintervalle, regelmäßiges Testen, nachträglich implementierte Ausfallsicherungen im System, Ausbau der unterbrechungsfreien Stromversorgung usw.) mit einem teilweise nicht unerheblichen Kostenaufwand verbunden.

Abschreibungsaufwand: Die Investitionskosten der Software (und entsprechender zugehöriger Hardware für den Betrieb) sind über die jeweilige betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer hinweg abzuschreiben.

 
c) Aufwand in der Ersatzphase

Weiterbetrieb Altsysteme: Beim Wechsel von einer Software auf das Ersatzprodukt ist die Migration historischer Daten in die Neuanschaffung nicht immer technisch realisierbar oder aber nur unter Einschränkungen bzw. vergleichsweise hohen Kosten machbar – zum Beispiel erlaubt das Altsystem keinen vernünftigen Export der bereits bestehenden Datenmengen oder das bisherige Datenformat wird von dem Neuprodukt nicht mehr unterstützt.

Als unmittelbare Konsequenz aus derartigen Inkompatibilitäten ist es daher notwendig, die Altsysteme nebenher weiter zu betreiben (read-only Modus), um im Bedarfsfalle noch den vollständigen Zugriff auf die historischen Daten zu gewährleisten. Daraus resultieren wiederum etwa Kosten für einen gegebenenfalls zusätzlichen Serverbetrieb sowie u.a. weiterhin bestehende Lizenz- und Wartungsgebühren (wenngleich Letztere in nur verringertem Umfang).

 
 
Unter Beachtung der oben aufgeführten Kosten in den einzelnen Lebenszyklusphasen lässt sich eine realistische Einschätzung der TCO über die Lebensdauer der Software ableiten. Im Einzelfall sind noch weitere Kostenarten zu berücksichtigen. Die TCO können schlussendlich beispielsweise dazu verwendet werden, um basierend auf dem ROI bessere Entscheidungen im Softwareauswahlprozess zu treffen.

Siehe auch:
Softwareinvest: Der risikoangepasste ROI als Entscheidungshilfe

 
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